CONSULTOR NOTION PARA EMPRESAS

¿Por qué Notion no funciona en tu empresa?

La mayoría de empresas que llegan a mí ya tienen Notion. Algunas llevan meses usándolo. Otras lo acaban de adoptar. Pero el resultado suele ser el mismo: un workspace que crece sin control, un equipo que no lo usa, y una dirección que no tiene visibilidad de nada.

El problema nunca es Notion. El problema es que nadie ha diseñado un sistema adaptado a cómo trabaja tu empresa. Y eso no se resuelve con plantillas de internet ni con tutoriales de YouTube.

Y lo más peligroso: la empresa cree que “ya tiene sistema”… cuando en realidad tiene información dispersa y decisiones sin base. 

Lo que me encuentro cuando llego a una empresa:

Páginas y bases de datos que se han ido creando sin estructura ni criterio. Cada departamento tiene su propia forma de usar Notion, y ninguna coincide. Información crítica que sigue viviendo en correos, Excel o la cabeza de dos personas. Y un equipo de dirección que invirtió en la herramienta pero no tiene forma de saber qué está pasando en los proyectos sin preguntar uno por uno.

Resultados de una implementación Notion profesional

Cuando Notion está bien implantado, la empresa trabaja en un solo sitio. Los proyectos, la documentación, el seguimiento de clientes y los procesos internos están conectados en un workspace coherente. Se acaba la búsqueda diaria en correos, carpetas compartidas y hojas de cálculo.

El equipo lo usa porque el sistema está diseñado para su forma de trabajar. Cada perfil tiene las vistas que necesita, sin ruido. No hay excusas de "es muy complicado" o "no sé dónde está".

La dirección deja de depender de reuniones de seguimiento para saber el estado de las cosas. Los dashboards ejecutivos agregan la información de todas las áreas: estado de proyectos, carga de trabajo, métricas clave. Datos reales, no sensaciones.

Y las automatizaciones eliminan el trabajo invisible: notificaciones, cambios de estado, asignaciones, recordatorios. Menos tareas repetitivas, más foco en lo que importa.

El coste de tener Notion mal implementado

Cada semana que pasa con Notion sin un sistema claro, tu equipo dedica horas a buscar información que debería estar a un clic, a duplicar datos entre herramientas, y a hacer seguimiento manual de tareas que deberían estar automatizadas.

La dirección toma decisiones con información parcial o desactualizada, porque los datos están dispersos en 15 páginas distintas que nadie mantiene. Y cuando alguien se va de vacaciones o cambia de puesto, se lleva todo lo que tenía en la cabeza — porque el proceso no estaba en el sistema.

Y lo peor: el equipo se frustra. "Otra herramienta que no sirve." Dejan de usar Notion, vuelven al correo y al Excel, y la inversión en licencias y tiempo se pierde. Cuando eso pasa, volver a proponer un cambio es el doble de difícil.

José María Villarmea: Trayectoria, Experiencia y Método Propio 

He implantado sistemas de gestión en más de 200 empresas en 12 países de Europa y Latinoamérica.

José María Villarmea — Consultor Notion para empresas que necesitan un sistema, no un tutorial.

Llevo 25 años diseñando sistemas de trabajo para empresas. No vendo plantillas ni cursos de Notion. Diseño la estructura operativa completa de una organización y la construyo dentro de Notion.

He trabajado con Real Madrid, Nissan, Triodos Bank y Europcar, entre otras. 

Lo que me diferencia de la mayoría de consultores Notion: no empiezo por la herramienta. Empiezo por cómo trabaja tu equipo, qué necesita la dirección para tomar decisiones, y dónde se pierde el foco cada día. A eso lo llamo Psico-Productividad: la intersección entre productividad, sistemas y personas.

El resultado es un Notion que funciona como centro de operaciones real. Adoptado por el equipo porque fue diseñado para ellos, no impuesto desde arriba.